Azubi-Berichtsheft – jetzt voll digital !

Patrick Schirmer präsentiert das digitale Berichtsheft
Patrick Schirmer, Ausbildungsleiter bei der Firma Handtmann, präsentiert das digitale Berichtsheft © Armin Buhl
Berichte tippen, ausdrucken, vorlegen. Abzeichnen, zurückgeben, per Post an die IHK senden. Damit ist jetzt Schluss ! Das digitale Zeitalter hat die Ausbildungsnachweise erfasst. Abläufe werden vereinfacht und Ressourcen geschont.
Birgit Mann
Birgit Mann
Inhaberin Team-Entlastung PR, Blaubeuren

„Das System verfügt über einfache und übersichtliche Bedienfelder. (…) Man sieht sofort, welche Berichte da sind und welche noch fehlen.“

Patrick Schirmer, Leiter der Ausbildung bei Handtmann in Biberach/Riß

Man kann sich zum Berichtsheft in der Werkstatt treffen, muss es aber nicht. Auch deshalb findet Patrick Schirmer das neue Portal sehr praktisch. Der Ausbildungsleiter bei Handtmann in Biberach an der Riß ist so unabhängig von Zeit und Ort, und auch Azubis schätzen die unkomplizierte Online-Kontaktaufnahme mit den Ausbildungsbeauftragten.

Das digitale Azubi-Berichtsheft ist die erste Ausbaustufe des neuen Serviceportals Bildung, das zum ersten August 2020 den IHKs als Serviceangebot für ihre Mitglieder zur Verfügung gestellt wird. Auf dem neu installierten Onlineportal sollen zukünftig alle Standardprozesse der beruflichen Aus- und Weiterbildung abgebildet werden. Es umfasst das digitale Einreichen von Ausbildungsverträgen, die Führung des Ausbildungsnachweises, das Prüfungsmanagement einschließlich Notenvergabe und eventuell das Angebot von Beratungsleistungen rund um die Ausbildung.

„Man spart viel Zeit“

Während einer Pilotphase wurde das digitale Azubi-Berichtsheft unter Praxisbedingungen getestet. Ausbildende Unternehmen verschiedener Regionen haben für einen begrenzten Zeitraum einen Probelauf durchgeführt. Daniel Ströbele ist Ausbilder im Metallbereich bei Liebherr in Ehingen/Donau. Von den 180 Auszubildenden haben zwei gemeinsam mit ihren Ausbildern das digitale Berichtsheft auf Herz und Nieren geprüft. „Das hat sehr gut geklappt“, sagt Ströbele. „Ausbilder und Auszubildende haben ihre Zugangsdaten von der IHK erhalten und dann die Profile angelegt. Die Azubis haben ihre Berichte direkt im Portal verfasst und per Klick an den Ausbilder weitergeleitet. Über einen Button konnte dieser dann den Bericht akzeptieren oder zurückweisen. Gerade im letzteren Fall spart man viel Zeit, denn man kann die Ablehnung mit einem erklärenden Kommentar versehen und muss den Azubi nicht erst zu sich bitten“. Den Azubis habe der Test auf jeden Fall Spaß gemacht. Das Portal sei leicht bedienbar und fördere die digitale Kompetenz.

Das System ist „intuitiv bedienbar“

Gute Erfahrungen während der Testphase hat auch Ausbildungsleiter Patrick Schirmer gemacht. Sein Unternehmen mit Sitz in Biberach/Riß bildet aktuell 120 junge Menschen aus, von denen zwei das digitale Berichtsheft getestet haben. „Das System ist sehr intuitiv bedienbar, denn es verfügt über einfache und übersichtliche Bedienfelder“, berichtet Schirmer. „Aus meiner Sicht eine nutzbringende Innovation. Man sieht sofort, welche Berichte da sind und welche noch fehlen“. Neben der besseren Übersicht begrüßt Schirmer auch die Unabhängigkeit von Zeit und Ort hinsichtlich der Eingabe und Kontrolle. „Für ein Unternehmen, das verschiedene Standorte in Deutschland hat, ist das digitale Berichtsheft ein weiterer Schritt zur Standardisierung der Ausbildung über verschiedene Bundesländer hinweg“, so der Ausbildungsleiter. Von den Azubis kämen ebenfalls positive Rückmeldungen. Sie schätzten die unkomplizierte Online-Kontaktaufnahme mit den Ausbildungsbeauftragten der verschiedenen Abteilungen.

Defizite in der Ausbildung werden schneller erkannt

Viel Lob und Zuspruch von den Ausbildungsbetrieben. Doch nicht nur dort wird das neue Portal geschätzt. Für die IHKs der einzelnen Regionen bietet es mehr Effektivität in der Abwicklung der Beratungs- und Prüfungsprozesse sowie in der Weiterentwicklung der Ausbildungsinhalte. „Eine der wichtigsten Aufgaben der IHKs ist die Organisation, Betreuung und Sicherung der Qualität betrieblicher Ausbildung“, erläutert Patrizia Grün, Leiterin Ausbildung bei der IHK Ulm. „Der Ausbildungsnachweis ist das wesentliche Element zur Qualitätsentwicklung während der Berufsausbildung. Auf dieser Basis werden die Ausbildungsinhalte ständig überprüft“. Mit dem digitalen Berichtsheft könne die IHK schneller auf notwendige Änderungen in den Ausbildungsinhalten reagieren. Auch Ausbildungsdefizite könnten so schneller erkannt werden.

Das Portal lebt und wird laufend weiterentwickelt. Bis zum Sommer 2021 werden in der zweiten Ausbaustufe Funktionen und Zusatzservices integriert, die für unterschiedlichste Nutzergruppen – Ausbilder, Azubis, Prüfer und IHKs – ein breites Spektrum an Einsatzmöglichkeiten bieten. Eventuelle Bedenken hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit räumt der Programmverantwortliche Matthias Schmidt aus : „Wir arbeiten mit den neuesten IT-Standards und haben uns auch im Hinblick auf den Datenschutz optimal abgesichert“.

Mehr zum digitalen Berichtsheft

Informationen zum digitalen Berichtsheft und zum Serviceportal Bildung – einem Gemeinschaftsprojekt der 79 IHKs – erhalten Sie auf der neuen Website ausbildung-weiterdenken.ihk.de .

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